E-facturatie via Peppol: wat er sinds januari veranderd is

Sinds 1 januari 2026 zijn Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht om hun facturen en creditnota's aan andere ondernemingen digitaal uit te wisselen via het Peppol-netwerk. Werk je uitsluitend voor particulieren, dan geldt die verplichting niet voor je uitgaande facturen.

Een pdf is geen e-factuur

Dat is het punt waar de meeste misverstanden zitten. Een factuur die je als pdf per mail stuurt, is een digitale factuur maar geen gestructureerde e-factuur. Peppol vraagt een bestand dat de boekhoudsoftware van je klant rechtstreeks kan inlezen, zonder dat er iemand cijfers moet overtypen.

Praktisch gezien betekent dat: je factureerpakket stuurt de factuur het netwerk in, en het pakket van je klant haalt hem er aan de andere kant weer uit. Jij ziet daar in je scherm weinig van, behalve dat je een verzendknop indrukt en een bevestiging terugkrijgt.

Wat je nodig hebt

1. Een boekhoud- of facturatiepakket dat Peppol ondersteunt. De meeste gangbare pakketten in Belgie doen dat inmiddels.
2. Een registratie op het netwerk. Dat regelt je softwareleverancier of je boekhouder meestal voor je.
3. Het correcte ondernemingsnummer van elke klant en leverancier. Zonder dat nummer vindt het netwerk de tegenpartij niet.

Voor wie er in januari nog niet klaar voor was, is er de eerste maanden van 2026 een overgangsperiode toegepast. Dat is geen vrijgeleide: wie er nu nog niet aan begonnen is, loopt tegen boetes aan die kunnen oplopen tot enkele duizenden euro's.

Kleine tip die veel tijd scheelt: laat je klantgegevens een keer controleren op ondernemingsnummer voordat je overschakelt. Een verkeerd nummer levert een factuur op die technisch verstuurd is maar nergens aankomt, en dat merk je pas bij je aanmaning.

Wat dit betekent als je bij ons koopt

Wij werken op offertebasis. Je stelt een lijst samen, wij maken daar een voorstel bij, en pas als je akkoord bent volgt de levering en daarna de factuur. Die factuur gaat sinds dit jaar via Peppol de deur uit.

Daarvoor hebben we twee dingen van je nodig, en allebei staan ze bij je account:

• Je btw-nummer of ondernemingsnummer, correct en volledig.
• Het facturatieadres zoals het bij de Kruispuntbank staat.

Klopt er iets niet, pas het dan aan bij Mijn gegevens. Dat scheelt je een factuur die kwijtraakt in het systeem, en het scheelt ons een telefoontje.

En als je in Nederland zit

Voor Nederlandse afnemers is er op dit moment geen algemene verplichting. Wel kan een Belgische leverancier je factuur via Peppol aanbieden, en veel Nederlandse pakketten kunnen die prima ontvangen. Laat het ons weten als je dat liever hebt, dan zetten we het zo klaar.