Exporteren binnen de EU: btw verlegd, maar alleen met je papieren op orde

Lever je aan een handelaar in een ander EU-land, dan kun je factureren met verlegde btw: jij zet geen btw op de factuur en je klant geeft die in zijn eigen land aan. Dat scheelt voorfinanciering aan beide kanten. De keerzijde: als de fiscus je dossier niet in orde vindt, wordt de btw alsnog bij jou nagevorderd, met boete en interest erbovenop.

Drie stukken moeten kloppen.

1. Een geldig btw-nummer, gecontroleerd op het juiste moment

Je moet het btw-nummer van je klant natrekken in VIES, de databank van de Europese Commissie. Is het nummer niet geldig, dan mag je het nultarief niet toepassen. Zo eenvoudig is het.

Wat mensen vergeten: het gaat niet alleen om of je gecontroleerd hebt, maar om wanneer. Een nummer dat vorig jaar geldig was, kan intussen ingetrokken zijn.

Maak van elke controle een schermafdruk met datum en tijd erop, en hang die aan het klantdossier. Bij een controle achteraf is dat het verschil tussen een vraag en een naheffing.

2. Bewijs dat de goederen het land verlaten hebben

Zonder vervoersbewijs kan de administratie het nultarief weigeren. Bewaar daarom per levering minstens een van deze stukken, en liefst meer dan een:

• een CMR-vrachtbrief, ondertekend bij ontvangst
• een pakbon die de klant heeft afgetekend
• een track-and-trace-overzicht van de vervoerder
• de vervoersfactuur

Haalt je klant zelf af, dan wordt dit lastiger. Laat hem dan ter plaatse een verklaring van vervoer ondertekenen met de nummerplaat en de bestemming erop.

3. De opgave van je intracommunautaire handelingen

Elke levering aan een EU-ondernemer met verlegde btw moet in je periodieke opgave. Die opgave loopt apart van je gewone btw-aangifte. Verschillen tussen je facturen en je opgave zijn een van de eerste dingen waar een controleur naar kijkt.

Hoe wij het aanpakken

Bij je account kun je je btw-nummer invullen. Wij controleren dat live bij VIES op het moment dat je het opgeeft, en opnieuw bij je aanvraag. Klopt het, dan komt de verlegging automatisch in je voorstel te staan.

Is je nummer intussen niet meer geldig, dan zeggen we dat voordat je bestelt en niet nadat de vrachtwagen weg is. Dat is voor allebei het minst vervelende moment om erachter te komen.